مشخصات نسخه هاي سند

در اين پنجره همانطور که مي بينيد، تقريبا" تمام  اطلاعات مورد نياز براي امانت يک سند موجود مي باشد. علاوه بر عنوان و پديدآوان سند، جدولي را مشاهده مي کنيد که مشخصاتي از قبيل شماره ثبت، کدميله اي، محل استقرار و وضعيت امانت را به تفکيک نسخه و جلدهاي سند نشان مي دهد. ستون "وضعيت" نشان مي دهد که يک نسخه خاص، آيا در مخزن موجود است يا اينکه به امانت رفته است. در ادامه، فرايند  درخواست سند از سيستم امانت و مراحل آن شرح داده شده است:

درخواست سند از سيستم امانت

براي درخواست سند، کافي است پس از انتخاب نسخه مورد نظر، نشانگر را روي نسخه يادشده ببريد و تکمه "درخواست سند از سيستم امانت" را فشار دهيد. از آنجايي که درخواستهاي امانت در سيستم امانت انجام مي شود، لذا در اين مرحله اگر قبلا" به سيستم امانت متصل نشده باشيد، پنجره اتصال به سيستم امانت به شکل زير باز مي شود:

براي آشنايي بيشتر با نحوه اتصال به سيستم امانات به توضيحات صفحه "اتصال به سيستم امانات" مراجعه کنيد.

و اما اگر قبلا" به سيستم امانت متصل باشيد، ديگر نيازي به اتصال مجدد نيست و  بسته به وضعيت امانت نسخه مورد نظر، در مرحله بعدي يکي از دو عمليات زير را بايد انجام دهيد:

• درخواست نگهداري: در صورتي که سند درخواست شده، در مخزن موجود باشد، پنجره "نگهداري سند"  به شکل زير باز مي شود:

 با فشار تکمه نگهداري سند ، درخواست نگهداري به کتابخانه فرستاده مي شود و کتابخانه پس از رسيدگي به درخواست و ثبت آن، با عضو تماس برقرار کرده و او را در جريان کار قرار مي دهد. سند درخواستي  تا مدت محدودي براي شما نگهداري مي شود  و به اعضاي ديگر امانت داده نخواهد شد. بديهي است در صورت عدم مراجعه به ميز امانت و انقضاي مدت نگهداري، آن سند براي ديگران قابل امانت خواهد بود.

تغيير مشخصات چگونگي تماس

تماس کتابخانه با عضو از سه طريق انجام مي شود:

درج در اعلاميه عمومي: در اين حالت اطلاعات مربوط به نگهداري اسناد مربوط به تمام اعضا در گزارشي عمومي تهيه شده و از طريق الکترونيک يا نصب گزارش چاپ شده در تابلوي اطلاع رساني کتابخانه به اطلاع اعضا مي رسد.

پست الکترونيک: در اين حالت، اطلاعات ثبت درخواست نگهداري به شکل Email و براي تک تک اعضا به آدرس پست الکترونيکي آنها فرستاده مي شود. ضمنا" در پنجره "درخواست نگهداري" امکاني فراهم شده است که در صورت تغيير آدرس Email، عضو مي تواند آدرس جديد خود را در دريچه مربوطه وارد کرده و به همراه درخواست نگهداري، به سيستم امانت بفرستد.

تماس تلفني: در اين روش، مسئول ميز امانت به وسيله تلفن با عضو تماس گرفته و نگهداري کتاب را به اطلاع او مي رساند. در اين قسمت نيز اين امکان وجود دارد که اگر شماره تلفن عضو تغيير کرده، بتواند شماره جديد خود را وارد و به همراه درخواست نگهداري به سيستم امانت بفرستد.

يادداشت    

در اين قسمت مي توانيد در رابطه با نگهداري سند  هر توضيح و يادداشتي را وارد کنيد و به مسئول امانت بفرستيد.

با فشار تکمه رزرو سند ، درخواست رزرو به کتابخانه فرستاده مي شود و کتابخانه پس از رسيدگي به درخواست و ثبت آن، با عضو تماس برقرار کرده و او را در جريان کار قرار مي دهد. سند درخواستي پس از بازگشت به کتابخانه تا مدت محدودي براي شما حفظ مي شود  و به اعضاي ديگر امانت داده نخواهد شد. بديهي است در صورت عدم مراجعه به ميز امانت و انقضاي اين مدت، آن سند براي ديگران قابل امانت خواهد بود.

تاريخ انقضاي رزرو

اعضاي مختلف که يک سند را رزرو مي کنند، به ترتيب در ليست رزرو سند قرار گرفته و مي توانند سند را با همان ترتيب امانت بگيرند. بنابراين ممکن است عضوي به يک سند تا زمان معيني نياز داشته باشد و از آن به بعد امانت سند براي فايده و ارزشي نداشته باشد. براي مثال بعضي از متون درسي دانشگاهي تا زمان امتحان براي اعضا ارزش دارند و پس از آن ديگر نيازي به امانت اين اسناد نمي بينند. لذا در اين موارد مي توانيد تاريخي را تعيين کنيد که اگر احيانا" تا آن تاريخ نوبت امانت شما فرا نرسيد، رزرو شما نيز منقضي و باطل شود.

ساير نسخه هاي اين جلد نيز رزرو شود

اگر از سند درخواستي شما چند نسخه در کتابخانه موجود بوده و تمامي آنها به امانت رفته باشد، مي توانيد هنگام رزرو، تمامي نسخه ها رزرو کنيد تا هرکدام را که زودتر به کتابخانه بازگردد بتوانيد به امانت بگيريد. بديهي است پس از امانت يکي از نسخه ها، رزرو نسخه هاي ديگر حذف مي گردد.

تغيير مشخصات چگونگي تماس

تماس کتابخانه با عضو از سه طريق انجام مي شود:

درج در اعلاميه عمومي: در اين حالت اطلاعات مربوط به رزرو اسناد مربوط به تمام اعضا در گزارشي عمومي تهيه شده و از طريق الکترونيک يا نصب گزارش چاپ شده در تابلوي اطلاع رساني کتابخانه به اطلاع اعضا مي رسد.

پست الکترونيک: در اين حالت، اطلاعات ثبت درخواست رزرو به شکل Email و براي تک تک اعضا به آدرس پست الکترونيکي آنها فرستاده مي شود. ضمنا" در پنجره "درخواست رزرو" امکاني فراهم شده است که در صورت تغيير آدرس Email، عضو مي تواند آدرس جديد خود را در دريچه مربوطه وارد کرده و به همراه درخواست رزرو، به سيستم امانت بفرستد.

تماس تلفني: در اين روش، مسئول ميز امانت به وسيله تلفن با عضو تماس گرفته و رزرو کتاب را به اطلاع او مي رساند. در اين قسمت نيز اين امکان وجود دارد که اگر شماره تلفن عضو تغيير کرده، بتواند شماره جديد خود را وارد و به همراه درخواست رزرو به سيستم امانت بفرستد.

يادداشت    

در اين قسمت مي توانيد در رابطه با رزرو سند  هر توضيح و يادداشتي را وارد کنيد و به مسئول امانت بفرستيد.

اگر از درخواست امانت براي رکورد خاصي که نسخه هاي آن نشان داده شده، منصرف شديد مي توانيد تکمه "بازگشت" را فشار دهيد تا پنجره "مشخصات نسخه هاي سند" بسته شده و سيستم به صفحه نمايش خلاصه، يا کامل برگردد. با اين کار مي توانيد درخواست امانت را براي رکورد ديگري انجام دهيد يا اينکه عمليات ديگري را آغاز کنيد.